На стойке регистрации у вас есть примерно десять секунд, может быть, меньше. Кто-то раздает блокноты. У гостя в одной руке телефон, где-то бейдж, а за ним выстраивается очередь. Карточка должна легко вставиться. На обложке уже должно быть указано, кому она принадлежит. Первая страница чистая и готова. Сделайте это, и блокнот займет свое место в приветственном пакете. Пропустите этот момент, и ваша команда будет исправлять проблему прямо в очереди, вручную. Если вы покупаете конференционные блокноты оптом, то эти десять секунд — единственный критерий, который действительно имеет значение.

Покупка фирменного конференционного блокнота с окошком — это целая проблема, потому что это две покупки в одной: канцелярские товары и логистика. Вырез, кармашек, бумага, стикеры, дизайн, способ упаковки — всё должно быть согласовано, иначе всё сломается. Образец хорошо смотрится на белом столе, а на месте оказывается бракованным. Картонная основа слишком толстая. Имена расположены в неправильном порядке. Упаковщик не может определить, какая сторона верна. Всё это случается чаще, чем вы думаете.

Мы проследим за одним блокнотом от момента разработки дизайна карточки до момента его вручения. Для начала небольшое замечание. Приведенные здесь истории о мероприятиях вымышлены. Это упражнения, а не истории клиентов OKASA, и не обещание выполнения какого-либо заказа. Продукт, к которому мы постоянно возвращаемся, — это блокнот из крафт-бумаги с переплетом и стикерами, а также блокнот из крафт-бумаги с кармашком для демонстрации и стикерами от OKASA. На их странице указаны: крафтовая обложка, круглое окошко диаметром 5 см, прозрачный кармашек из полипропилена или полиэтилена на форзаце, стикеры и закладки, внутренние страницы из переработанного материала и размер 14 x 21 см. Ничто из этого не будет заблокировано, пока вы не подержите образец в руках и не увидите реальную цену. Источник: страница продукта OKASA .

Начните с раздаточного материала, а не с главной фотографии.

Проведите одно и то же мероприятие двумя способами, и вы увидите разницу. Первый способ: обычный блокнот плюс отдельный бейдж. Второй способ: маленькая карточка вставляется в прозрачный кармашек и видна через окошко, пока обложка закрыта. Второй вариант удобнее. Но теперь у вас переменная печать и подгонка, которую никто не заказывал. Прежде чем устанавливать цену, определитесь, для чего на самом деле нужен блокнот.

Перед оформлением заказа нужно решить, для чего вообще предназначено это окно. Имя гостя. Логотип кампании. Номер сессии, QR-код, карточка, которую можно обменять. Это меняет всё. Имя означает, что ваша команда будет сортировать. Обычная карточка пропускает сортировку, но тот, кто её получит, может ею и не воспользоваться. QR-код звучит замысловато, но его размер, контрастность и угол наклона нужно протестировать на реальном блокноте. Номера сессий работают только в том случае, если план предусматривает их фиксированное значение. Ничто из этого не меняет сам блокнот. Всё дело в файле для печати и в способе упаковки.

Составьте техническое задание так, как его будет читать человек, упаковывающий коробки. «Персонализированные обложки» звучит неплохо для маркетолога. Для упаковщика это может означать отдельную обложку для каждого гостя. Обычно разумнее использовать одну крафтовую обложку и отдельные вкладыши. Попросите поставщика рассчитать стоимость по позициям: блокнот, стандартные вкладыши, вкладыши с переменными характеристиками, а также стоимость работ по их установке. Тогда при изменении списка вы будете точно видеть, какая позиция была изменена.

Круглое отверстие в блокноте с окошком для именной карточки — это смотровое окошко. Оно не заменяет бейдж. Оно остается частью блокнота. Заменяет ли оно настоящий бейдж, зависит от того, как ваши сотрудники проверяют доступ и как люди носят блокнот. Если необходимо показывать удостоверения личности во время движения, используйте отдельный бейдж. Используйте окошко для идентификации и сообщения — это удобно при раздаче информации, рассадке и последующем общении.

Небольшая, но полезная проверка артикула товара.

Одна вещь, которая потом может аукнуться. На странице OKASA в заголовке указан TNB755, а в описании варианта — TNB775. Несоответствие видно прямо в описании товара. Добавьте ссылку и скриншот в свой первый запрос на коммерческое предложение. Попросите OKASA указать точный код и версию в предложении и на этикетке образца. Не позволяйте отделу закупок молча выбирать один номер, предполагая, что другой — опечатка. Образец и подписанный заказ — вот что фактически определяет, какую именно сборку вы купили.

Начиная от круглого отверстия, двигайтесь в обратном направлении.

Размер выреза составляет 5 см в поперечнике. Это отверстие. Не область для печати каждого вкладыша. Не весь кармашек. Не безопасная зона для текста. Карточка за ним должна быть шире круга, иначе она выскользнет из поля зрения. Карману тоже нужно место, чтобы карточка поместилась без заломов. Разместите все это на одной линии высечки.

На этом рисунке нарисуйте четыре цифры. Размер готового отверстия обложки. Расстояние между двумя неподвижными краями, где находится его центр. Внутренний размер кармана. Размер выреза карточки. Заштрихуйте безопасную зону — ту часть, которая остается видимой, когда книга закрыта. Если на карточке есть имя, не одобряйте «Джон». Проверьте короткое имя. Самое длинное настоящее имя. Символы с диакритическими знаками. Язык, используемый на мероприятии. «Джон», расположенный по центру, — слабый тест для настоящей конференции.

Оцените безопасную зону на реальной закрытой обложке. Не на экране. Обложка и передний форзац смещаются, когда зажимы спирали и страницы оседают. Макет демонстрирует идеальное выравнивание и нулевую толщину. Распечатайте несколько карточек с рамкой для пробного варианта. Закройте книгу, переверните ее, подержите за спираль и посмотрите. Не смещаются ли буквы к краю круга.

Цвет требует такой же объективной оценки. Черный на белом или светлом фоне обычно хорошо читается. Вставка с ярким узором может затеряться за вырезом. Если бренд хочет оранжевую карточку, протестируйте чернила именно на этом материале при специальном освещении. Теплый свет в банкетном зале ухудшает качество предварительного просмотра по сравнению с монитором. Сделайте первую карточку достаточно простой, чтобы персонал мог ее узнать, раздавая сотни экземпляров.

Не стоит предполагать, что карман будет герметично закрыт навсегда. В описании товара указано, изготовлен ли он из полипропилена (PP) или полиэтилена (PE), а это две разные вещи, которые необходимо уточнить. Спросите, находится ли отверстие сверху или сбоку, к какому краю оно крепится, как фиксируется вставка, сможет ли получатель заменить её позже, не порвав. Ответ на этот вопрос повлияет на конструкцию и на поведение изделия в дальнейшем.

Чтобы получить одобрение, передайте карман тому, кто его никогда не видел. Дайте ему карточку и попросите поставить её вертикально в карман. Забудьте про секундомер. Наблюдайте за его действиями. Посмотрите, нашёл ли он отверстие. Посмотрите, не деформировалась ли карточка. Посмотрите, вытащил ли он её. На фотографии всё выглядит чётко, а вот настоящее отверстие кармана найти очень сложно. Пять минут общения с одним человеком — и вы успеете заметить это, прежде чем очередь повторит это десять тысяч раз.

Определите, какая информация должна быть в карточке.

Организаторы мероприятий умещают всё на одном вкладыше. Имя, компания, должность, QR-код, цвет сессии, логотип спонсора — всё на бейдже. Через маленькое окошко видна лишь его часть. Так что же должен узнать человек, взглянув на закрытый блокнот? Выберите одно сообщение. Остальное разместите на той части, которая видна через кармашек при открытии обложки.

Подберите вкладыш в соответствии с мероприятием. Для многосессионной встречи подойдет универсальная обложка с вкладышем в цвет сессии для упрощения распространения. Для корпоративного семинара для клиентов премиум-класса может подойти именной вкладыш. Для публичной выставки подойдет рекламная кампания или вкладыш с QR-кодом, но только если вы протестировали этот QR-код через окно и люди действительно его сканируют. Никогда не утверждайте QR-код из файла для печати. ​​Поместите карточку под готовую обложку, возьмите телефоны, используйте естественное освещение.

Если вы печатаете имена или любые личные данные, продумайте основные моменты. Кто подготавливает файл? Кто его видит? Когда происходит заморозка? Как работают исправления? Что происходит с вкладышами, которые никто не использовал? Поставщик может собрать и упаковать файл, не затрагивая вашу базу данных, если вы предпочитаете вставлять данные на месте. Местная рабочая сила — это выгодный вариант, когда имена перемещаются с задержкой.

Контроль версий важен с момента изменения списка имен. Наносите на макет дату и версию. Сохраняйте общий фон. Отправляйте переменные данные в согласованном вами формате. Заранее уточните, как будут помечаться дубликаты, пустые поля и длинные имена перед печатью. Имя, некорректно обтекающее круг диаметром 5 см, легче исправить на пробном оттиске, чем на стойке регистрации. В той же записи должно быть указано, кто вставляет, кто сортирует или отправляет ли он пустые книги плюс картонную упаковку.

Это вымышленный пример, чтобы всё выглядело реалистично. Допустим, 2400 участников, плюс персонал и резерв. Это плановые цифры, а не минимальные требования OKASA, не прогноз. Если имена не определены до последней недели, вы можете купить 2500 одинаковых блокнотов и напечатать имена ближе к дате. Заранее подготовленные блокноты List экономят время на входе. Сравните оба варианта с реальными затратами на рабочую силу, сортировку, поздние изменения, потери. Более низкая цена за единицу не всегда означает более дешевое мероприятие.

После получения значка внутреннее пространство должно заслужить свое место.

После того, как обложка выполнила свою функцию, внутренние страницы должны выдержать нагрузку. В конструкции OKASA используются стикеры и закладки на форзаце, а с обратной стороны — переработанные страницы. В описании не указывается количество страниц, разлиновка, плотность бумаги или тип ручки. Укажите это в запросе предложений. Не гадайте по фотографии.

Подумайте, сколько страниц нужно людям. Для выступления, возможно, несколько страниц. Для трехдневного тренинга нужны разделы и более плотная бумага. При печати программы определитесь с местом ее размещения: на карточке, на внутренней стороне обложки, на первых страницах. Страницы, напечатанные на год или для одного места проведения, сложно использовать повторно. Стандартные страницы плюс вкладыш для обмена оставляют больше возможностей.

Проверьте клейкую подушечку и флажки вручную. Убедитесь, что один лист отклеивается без риска отклеить три других. Проверьте, достаточно ли долго держится клей на переработанном материале. Проверьте, не выступают ли флажки за края и не цепляются ли за упаковку. Подтвердите количество, порядок цветов, размер и положение на образце — фотография не позволит точно определить эти параметры для индивидуального заказа. Добавьте ручку в набор, протестируйте именно эту ручку на реальном листе бумаги и на стикере. Шариковая ручка, гелевая ручка, маркер — все разные, особенно при письме с обеих сторон.

Разложите образец на узком конференционном столе, таком, какой у вас будет на самом деле. Катушка, конечно, лежит ровно, но проволока занимает место по внутреннему краю. Понаблюдайте за левшой и правшой. Пусть они набросают несколько строк, а затем закроют образец, не снимая картон. Картон смещается, стикеры сминают внутреннюю страницу, книга деформируется при закрытии — это проблема сборки или упаковки. Фотография на столе вам этого не покажет.

На странице OKASA указан размер 14 x 21 см и обозначен как A5. Стандарт ISO 216 устанавливает размеры обрезки для бумаги серии A, но обложка, спираль и обрезка готового блокнота могут отличаться от этой маркировки. Если блокнот должен помещаться в чехол, коробку, карман, конверт, используйте измеренные размеры готового изделия и образец, а не название A5. Стандарт ISO 216:2007 описывает размеры обрезки бумаги серий A и B , а не внешние габариты каждого переплетенного изделия.

Убедитесь, что название бренда отображается на том материале, который вы заказываете.

Натуральная крафт-бумага приятна на ощупь и не имеет покрытия, что идеально подходит для определенной рекламной кампании. Она также влияет на восприятие вашего логотипа. Небольшой темный след выглядит четко на одной партии, а на другой – ровным. Для светлого следа может потребоваться подложка или другой метод печати. ​​Уточните технику нанесения логотипа, его расположение, максимальный размер, а также запросите образец с декорированием на той же обложке, которую вы заказываете. Сравните его с визиткой в ​​окошке. Логотип и визитка должны четко сочетаться, а не конкурировать за внимание.

Не следует отделять утверждение о материалах от маркетингового заявления. На странице упоминается крафтовая обложка и внутренние страницы из переработанного материала. Это не доказывает, что пленка для кармана, спираль, клей и печатная вставка также изготовлены из переработанных материалов. Для утверждения «блокнот на 100% из переработанных материалов» необходимы доказательства, выходящие за рамки этой строки. Спросите, какой компонент что содержит, какой процент вы можете подтвердить, и какая формулировка допустима на вашем рынке.

Для получения этикетки FSC необходим сертификат и соответствующая процедура подтверждения соответствия требованиям для готового изделия. Не следует предполагать, что наличие одного компонента бумаги, сертифицированного FSC, позволяет разместить логотип на изделии. Лесной попечительский совет (FTC) объясняет, что его система отслеживания происхождения материалов контролирует соответствие требованиям на основе лесных ресурсов на всех этапах производства и контролирует заявления о соответствии требованиям на готовой продукции . В отношении продаж в США, согласно сводке «Зеленых руководств» FTC, заявления о соответствии требованиям должны быть подтверждены, если переработана только часть продукта. Это лишь рекомендации, а не доказательство наличия сертификации у данного блокнота.

Долговечность тоже должна быть частью концепции устойчивого развития. Блокнот, который выдерживает испытание временем и остается в использовании, лучше, чем тот, который выбросили на выходе, потому что из него выпала карточка или на страницах было ужасно писать. Не превращайте это в сравнение с экологичностью, которое вы никогда не проверяли. Формулируйте преимущества конкретно. Сделайте продукт полезным.

Одна цитата должна описывать один и тот же блокнот для всех.

Когда отдел маркетинга, агентство и поставщик представляют себе разные продукты, обсуждение цен ни к чему не приводит. Принимайте решения на одном листе. Приведенная ниже таблица — это отправная точка для запроса коммерческого предложения, но цифры необходимо подтвердить, сравнив их с выбранной вами моделью и образцом.

Запросите базовую смету с одним вариантом дизайна карточек, а затем вторую строку для имен или вкладышей для фотосессий. Добавьте услуги по вставке и сортировке, если это делает поставщик. Если это делает агентство, попросите упаковывать блокноты и карточки отдельно, с маркировкой. Смета, скрывающая все это под заголовком «блокнот на заказ с логотипом», не позволит вам сравнить цены.

Укажите код продукта, версию карточки и версию макета в форме утверждения и в заказе на покупку. Новая карточка может оставить блокнот без изменений, но новый карман или перемещенный вырез меняют конструкцию. Размещайте их на отдельных строках версий — это справедливо. Спросите поставщика, какое утверждение повторяется после каждого изменения и кто оплачивает устаревшие вставки.

Перед запуском производства проведите репетицию всего процесса регистрации.

Перед началом производства проведите полную репетицию. Начните с простого образца для оценки масштаба, тактильных ощущений и использования страниц. Затем сделайте структурный пробный образец с окончательным окошком, кармашком и клейкими элементами. На декорированном образце проверьте логотип. Окончательный предсерийный образец должен максимально точно соответствовать согласованному картону, обложке, страницам, вкладышу и упаковке. Отметьте все случаи, когда в образце использовался заменитель бумаги или метод макетирования. Красивый прототип, отличающийся от серийного производства, не является одобрением.

Затем отрепетируйте раздачу. Разложите тридцать или сорок карточек в порядке, указанном организатором. Попросите сотрудников вложить несколько карточек, отсортировать их по реальному правилу, передать блокнот кому-нибудь с телефоном и сумкой, открыть одну карточку за столом. Это пробное количество, а не статистическая выборка. Цель — выявить возможные проблемы, пока еще есть возможность изменить продукт. Обратите внимание, как часто кто-то неправильно переворачивает блокнот, роняет карточку, останавливает очередь, чтобы найти нужное имя.

В вашем образце должны быть указаны код, фотографии открытой и закрытой книги, контур, вариант макета, материалы, письменные размеры, кто утвердил образец, дата. Сохраните подписанный образец. Когда прибудут большие партии картонных коробок, проверьте карман, окошко, печать, клейкую ленту, страницы и упаковку на соответствие. Фраза «выглядит примерно так же» слишком расплывчата для заказа с переменными данными.

Проверяйте упаковку по каждой коробке, а не только поштучно. Блокнот, прошедший проверку без проблем, всё равно может оказаться с поцарапанными уголками крафт-бумаги или загнутыми флажками из-за того, что его защемили чем-то. Осмотрите коробки с начала и конца рейса. Подсчитайте количество карточек, проверьте этикетки. Убедитесь, что имена уже вложены, и заранее согласуйте, сортируются ли коробки по алфавиту, по серии, региону или серийному номеру. То, что видит получатель, и то, что читает склад, должны совпадать.

Здесь вы устанавливаете разумный резерв. Он покрывает случаи, когда кто-то приходит в последний момент, и возможные потери, но именной вкладыш нельзя переназначить по прихоти. Решите, сколько пустых или стандартных вкладышей будет храниться вместе с персонализированными, и где они будут храниться. Не печатайте запасные вкладыши с именем, которое вы угадываете. Вашей команде нужен план действий на случай, если кто-то появится за пять минут до начала сессии.

Если блокнот — это лишь одна часть программы

Когда команды сравнивают оптом фирменные блокноты для мероприятий, действует то же правило. Пусть выбор поставщика зависит от того, что будет носить получатель. Блокнот для конференции может использоваться как самостоятельный предмет или входить в комплект. Производитель блокнотов на заказ может обсудить детали через окошко, карман, страницы. Если блокнот помещается в сумку, производитель сумок на заказ должен увидеть закрытый образец и полный комплект, прежде чем будут определены размер сумки и ручка. С бутылкой нужно связаться отдельно с производителем посуды на заказ . Вода рядом с открытой бумагой — это проблема упаковки, а не предмет для обсуждения.

Для жесткого подарочного набора производителю подарочных коробок на заказ необходимо определить окончательную толщину книги, выступ картона и каждый компонент до того, как будет вырезан подходящий вкладыш. Производитель корпоративных подарочных наборов на заказ может согласовать блокнот с другим предметом и его коробкой, но персонализация и право собственности на упаковку остаются четко определенными. Блокнот, лежащий отдельно в пакете, и блокнот, вложенный в коробку, имеют одинаковый дизайн, но требуют разных способов получения и раздачи.

Для различных типов продукции сотрудничайте с производителем рекламной продукции OEM , используя единый реестр спецификаций и единый план отгрузки. Покупателям, желающим приобрести рекламную продукцию в Китае, следует сравнивать указанные компоненты и записи о сертификации, а не фотографию и цену. Поиск производителя рекламной продукции в Китае выдает множество названий. Краткий список, имеющий значение, покажет, кто контролирует каждый файл печати, материал, этап сборки, этикетку на коробке.

Если в техническом задании указаны подтвержденные характеристики материалов, попросите производителя экологически чистой рекламной продукции указать компоненты и документы, подтверждающие каждое утверждение. При разработке решений для корпоративных подарков в больших объемах учитывайте операционную функцию блокнота. Премиальный подарок тихо открывается на рабочем столе. Конференционный набор отправляется в очередь. Это меняет то, что вы будете тестировать в первую очередь.

Практический запрос коммерческого предложения, предполагающий полезный ответ.

Ваш первый запрос может быть коротким, если вложения небольшие. Отправьте в OKASA страницу, тип мероприятия, количество, резерв, место назначения, крайний срок, для чего предназначена карточка. Приложите примерный макет, показывающий круг, укажите, если список персонализированный, кто вставляет и сортирует карточки. Добавьте логотип, оформление обложки, требования к внутренним страницам, укажите, в какой пакет или коробку она поместится. Отметьте открытые вопросы, чтобы поставщик мог предложить свои варианты. Надежный производитель конференц-блокнотов на заказ предлагает варианты, а не просто цифры.

Запросите два варианта цен. Вариант А: один стандартный вкладыш, без переменных данных. Вариант Б: добавить названия или варианты сессий, при этом печать, вставка, сортировка, упаковка оплачиваются отдельно и указываются полностью. Оба варианта описывают один и тот же базовый ноутбук, указан точный код модели. OKASA предлагает другой вариант сборки, попросите показать его на образце и укажите цену, минимальную стоимость и прейскурант.

Такой ответ будет лучше, чем "пожалуйста, укажите название вашего лучшего блокнота". Вы решаете, оправдывает ли персонализация свои затраты, а поставщик устанавливает цену на определенный объем работы. В итоге ваша команда получает раздаточный материал, который они умеют раздавать.

Вопросы, которые покупатели часто задают перед отправкой запроса.

Круглое отверстие может отображать QR-код, но не стоит утверждать его по макету. Разместите код на настоящем вкладыше, закройте книгу, отсканируйте с помощью нескольких телефонов при реальном освещении, оставив тихую зону. Защитная пленка на кармане, край обложки, угол — все это мешает сканированию.

Ручки не всегда уместны. В описании TNB755 основное внимание уделяется блокноту, карману, стикерам, бумаге. Ручка на фотографии в стиле лайфстайл считается реквизитом, если это не указано в смете. Если для мероприятия нужна ручка, укажите это в отдельной строке.

Замена вкладыша после производства зависит от типа кармана. Вы проверяете съемную карточку, но размер отверстия для пленки и соответствие размерам необходимо подтвердить на выбранном вами варианте. Запросите образец кармана, проведите несколько циклов вставки и извлечения, прежде чем обещать многоразовую систему.

Надпись о переработанных материалах не относится ко всему блокноту. В описании указано, что внутренние страницы изготовлены из переработанных материалов. Это не означает, что все компоненты блокнота переработаны. Перед печатью текста, посвященного вопросам экологии, уточните информацию о материалах и получите утвержденную формулировку для вашего заказа.

Если имена поступают с опозданием, определите распределение между поставщиком и размещением на месте до оформления заказа. Если это позволит контролировать ситуацию, храните общий блокнот отдельно от блокнота с переменными данными, затем передайте четкие этикетки для коробок и план резервирования. Подтвердите пересмотренные даты печати и доставки в письменной форме.

Одной лишь цифровой проверки недостаточно. Она помогает утвердить орфографию, макет, слияние данных. Но она не может проверить доступность карманов, выравнивание обложки, фиксацию карточек, тактильные ощущения при письме, повреждения упаковки. Физические характеристики следует подтверждать на реальном собранном образце.

Самый быстрый следующий шаг: отправьте ссылку на продукт, приблизительное количество и то, что вы хотите видеть через окно. OKASA может проконсультировать вас по поводу карточки, последовательности образцов, а также рассчитать стоимость, разделив производство блокнотов, вкладышей с переменными элементами и упаковки.

Ссылки на продукцию и стандарты

· Описание товара: блокнот OKASA TNB755 из крафт-бумаги , указанные характеристики и размеры. Для уточнения артикула и деталей, пожалуйста, обратитесь к коммерческому предложению.

· ISO 216:2007 , размеры обрезанной бумаги для письма. Размеры готового блокнота необходимо измерить.

· Сертификация FSC по отслеживанию происхождения продукции , контроль за соблюдением требований для соответствующих требованиям готовых бумажных изделий.

· Краткое изложение требований Федеральной торговой комиссии США к заявлениям об экологичности продукции, а также рекомендации по маркетинговым заявлениям о содержании переработанных материалов в продукции, продаваемой в США.